奥鹏远程教育中心各合作高校学生入学档案管理办法

为加强奥鹏远程教育中心各合作高校学生入学档案的管理工作，维护学籍管理工作的严肃性，规范学生入学档案的收集和管理，确保报名、录取信息的完整和准确，方便对学生的管理和服务，特制定此管理办法。

一、学生入学档案的内容

学生入学档案的内容，包括奥鹏远程教育中心各合作高校所有录取并交费的学历教育学生的纸介以及电子入学档案。

二、学生入学档案的收集、审核、整理

各奥鹏远程教育学习中心（简称“学习中心”）在招生期间，需按奥鹏远程教育中心或高校要求，收集学生报名所需的相关资料，并进行初步审核。

（一）纸介报名资料的收集、审核

1．报名学生需填写《报名登记表》、《承诺书》。要求学生真实地填写其中的所有内容，字体应工整、清晰，不得缺项。《报名登记表》右上角“贴照片处”须粘贴1张两寸彩色免冠近照（蓝底，浅色上衣）；学习中心应在相应的栏目填写相关信息并签字。

2．审核报名学生身份证件（身份证、军官证、士兵证、护照）原件的真实性，去伪存真；留存身份证件的复印件2份（复印在A4纸上）。若身份证件遗失，须保存该生的《常住人口登记卡》复印件或相关部门有效证明材料的原件。

3．审核报名学生的学历证书原件，去伪存真，具体实施办法参照《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作实施办法》执行；留存学历证书复印件2份并加盖入学资格审核专用章，审核责任人签字（复印在A4纸上）；若学历证书遗失，须保存原就读院校的有效证明材料复印件。

4．免试入学的学生，需留存学生相关免试材料复印件2份。

（二）电子报名材料的收集、上传

 

1．学生电子照片的采集

采集的照片电子图像为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“zp报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：zpC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下：

扫描分辨率设定为300dpi

图片尺寸（像素）：宽480×高640

文件大小要求：30KB—60KB

文件格式：jpg

被摄人服装：白色或浅色系

照片底色：蓝色，如图所示：

只能采用数码照相机拍摄，数码相机要求像素不少于3百万。

 

2．身份证原件电子扫描件

采集的身份证原件为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“sf报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：sfC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下：

扫描分辨率设定为150dpi

图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据  宽560×高395）

文件大小：≤50KB

学生如有更名情况，相应证明材料与身份证复印件一起扫描成一张图片，命名方式与身份证扫描件命名方式相同。

扫描分辨率设定为150dpi

图片尺寸：保持原始证件大小

文件大小：≤120KB

 

3．入学时最高学历证书原件的电子扫描件

采集的最高学历证书为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“xl报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：xlC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下：

扫描分辨率设定为100dpi

图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据  宽1300×高900）

文件大小：≤100KB

文件格式：jpg

 

4．学历认证报告或学信网查询截图

采集的学历认证报告或学信网查询截图为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“xlrzbg报名编号”命名，格式为“. jpg”

（例如：xlrzbgC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下：

扫描分辨率设定为100dpi

图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据  宽1300×高900）

文件大小：≤100KB

文件格式：jpg

 

5．其他材料

采集的其他材料为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“qt报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：qtC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下：

扫描分辨率设定为100dpi

图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据  宽1300×高900）

文件大小：≤120KB

文件格式：jpg

 

5．将以上各类电子图片压缩为zip格式，通过【学生服务】——【上传学生图片】导入OES系统。

 

（三）整理纸介报名资料

1．纸介质报名资料有三种提交形式：第一种直接提交合作院校；第二种邮寄奥鹏，由奥鹏统一整理后提交合作院校；第三种为学习中心自行存档。

入学档案材料整理办法如下：

（1）《报名登记表》原件、《承诺书》原件；

（2）身份证件（或常住人口登记卡）的复印件1份（或相关部门有效证明材料的原件）；

（3）学历证书的复印件1份（或相关证明材料的原件或复印件，如毕业证明原件等）；

（4）其它相关证明材料的原件或复印件（如免试材料原件、医学类在职证明、护士执照复印件等）

 

2．各学习中心整理《学生入学档案资料》

（1）纸介《学生入学档案资料》的整理：

新生交费注册后，各学习中心根据各合作高校录取学生的交费注册情况，将新生的报名资料按录取合作高校、入学批次、层次和专业进行分类整理，将同一合作高校、同一入学批次、同一层次、同一专业学生的报名资料装入同一“资料袋”内，每个“资料袋”内附该层次、专业所有学生档案的《入学资料明细清单》（见附表1）；

学生入学资料放入奥鹏远程教育学习中心档案袋后，应在封面相应栏目内填写：

l 学习中心名称（全称）

l 所属合作高校（全称）

l 入学批次（如2015年秋季入学或1509批入学）

l 层次、专业（全称）

l 总卷数 、本卷序号

如本学习中心尚无奥鹏远程教育学习中心档案袋，需要下载打印附表2《学生入学档案》资料袋封面，并粘贴在档案袋上，注意填写相应栏目。

3．学生入学档案的移交

各学习中心须根据各合作高校的具体要求，及时移交高校或者奥鹏中心。

三、奥鹏远程教育中心审核学生入学档案资料

奥鹏远程教育中心的招生部门接收各学习中心提交的学生入学档案资料后，依据报名要求、录取和交费的情况进行严格审核，并按学习中心、合作高校、入学批次、层次、专业、学号排序进行分类整理和核对，确认资料齐全、准确后，将审核、整理后的报名资料移交给奥鹏远程教育中心的教学管理部门。

对于不符合入学资格的学生，由招生部门转有关学习中心通知学生本人，并依据各合作高校的《学籍管理规定》上报有关合作高校。

四、学生入学档案的存档与管理

奥鹏远程教育中心的教学管理部门接收学生入学档案资料后，分别按照各合作高校所要求的档案管理方式进行存档与管理：

1．对于委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须对该校学生入学档案资料进行归档保管。

2．对于未委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须及时将学生的入学档案资料以安全方式传送至有关合作高校。

3．学生入学后涉及到的学籍变动管理，其具体管理流程参照《奥鹏远程教育中心学历教育项目服务细则》执行。

 

附表：1.《学生入学资料明细清单》

2．《学生入学档案》资料袋封面示例

 

 

附表1：

《学生入学资料明细清单》

           大学                 学习中心      批学生入学资料清单

层  次：              专  业：
序号	姓  名	入学方式	学生报名登记表 (有或无)	承诺书 (有或无)	身份证复印件(有或无)	学历证件复印件 (有或无)	备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

附表2：

《学生入学档案》资料袋封面示例